Excel nella gestione dei progetti: utile o no?

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di Excel e quando non dovrebbe essere utilizzato?

Cos’è usato Excel nella gestione dei progetti?

Poiché Excel è un programma molto flessibile, viene utilizzato nella gestione dei progetti per scopi diversi.

• Gli elenchi di attività possono essere registrati bene in un foglio di calcolo Excel. Lo stato delle varie attività, gli appuntamenti e i commenti possono anche essere registrati utilizzando Excel.
• Excel è anche ideale per le checklist.
• La funzione principale di Excel, tuttavia, è ovviamente il calcolo dei fogli di calcolo. È molto utile per filtrare e analizzare i dati. Excel può anche essere molto utile per visualizzare questi dati. Questo aiuta i responsabili di progetto con la segnalazione, lo stato del progetto o la pianificazione del budget.
• Quando si comunica con il personale esterno del progetto, può essere utile utilizzare Excel per fornire loro la parte del piano di progetto che è rilevante per loro. Questo consente loro di spuntare le attività loro assegnate e di allocare le loro ore di lavoro.

Difficoltà con Excel nella gestione dei progetti

1. Panoramica

Per progetti semplici, Excel offre una buona panoramica. Tuttavia, più complesso è un progetto, più difficile diventa tenerne traccia in Excel. Il piano del progetto diventa troppo grande per essere visualizzato bene e sono necessari fogli di calcolo diversi per dati diversi; quindi, gli utenti devono passare da uno all'altro. Inoltre, le semplici liste non sono più sufficienti, ma è necessario utilizzare tabelle pivot e macro. Ciò richiede molto tempo ed energia - e soprattutto qualcuno che conosca molto bene queste funzioni. Poiché difficilmente qualcun altro oltre al creatore può tenere traccia di questi dati, spesso vengono creati dati inutilizzati e isole di conoscenza - associati ai rischi di inefficienza dei processi e di perdita in caso di cambiamenti di personale.

2. Lavoro di squadra

Ormai diverse persone possono lavorare su un documento Excel contemporaneamente tramite un cloud o il server interno dell'azienda. Questo rende il lavoro di squadra molto più facile rispetto ai tempi in cui era necessario inviare via e-mail l'ultima versione di un file. Tuttavia, il lavoro di squadra non è ancora ideale, poiché non esiste un modo per notificare le persone sugli incarichi in Excel, ad esempio. Questo crea un grande potenziale per errori. Più grave, tuttavia, è il fatto che tale collaborazione richiede grande disciplina da parte di tutti i coinvolti. Perché non appena un solo membro del gruppo salva il file in locale e lo modifica, può insorgere il caos con diverse versioni che il responsabile del progetto deve poi risolvere. E cosa succede se il collega con la versione corrente del file diventa improvvisamente non disponibile?
La gestione dei diritti di accesso non è ottimamente regolamentata nemmeno in Excel. I file e i fogli di calcolo possono essere protetti e le celle possono essere bloccate. Tuttavia, non c'è modo di impostarlo per singoli dipendenti o ruoli.

3. Tempo impiegato

Creare semplici elenchi in Excel è rapido e facile. Tuttavia, non appena si devono rappresentare progetti più complessi, la creazione di file corrispondenti diventa molto rapida e veloce. Non appena qualcosa cambia nel piano del progetto, i dettagli devono essere aggiustati e aggiornati manualmente. Inoltre, Excel non ha interfacce con altri sistemi, quindi i dati necessari non possono essere trasferiti automaticamente. L'inserimento dei dati richiede quindi molto tempo. Inoltre, la manutenzione manuale dei dati è anche molto propensa agli errori: un numero trasposto, un ingresso nel formato sbagliato, una cella o una formula eliminata per errore e i dati non sono più corretti. Risolvere i problemi nelle tabelle pivot estese e confuse può diventare rapidamente una ricerca dell'ago nel pagliaio proverbiale.

4. Funzioni specifiche del progetto

Per gestire i progetti in modo ottimale, sono necessarie alcune funzioni specifiche del progetto, ad esempio:

• Registrazione di tempo e spese
• Dipendenze dei pacchetti di lavoro
• Assegnazione di compiti
• Gestione multi-progetto e gestione dei programmi

Come programma di fogli di calcolo, tuttavia, tali funzioni non sono previste in Excel. Naturalmente è possibile, ad esempio, assegnare pacchetti di lavoro fornendo loro il nome del dipendente responsabile. Ma in progetti complessi, questo porta rapidamente alla confusione - soprattutto se ci sono dipendenze tra compiti diversi o se la responsabilità cambia. Coordinare tutto ciò e inserirlo manualmente nelle liste è inefficiente e soggetto a errori.

5. Reporting

Anche il reporting, la disciplina per cui Excel è molto spesso utilizzato, non è sempre facile. Per controllare efficacemente i progetti, i responsabili di progetto dovrebbero essere in grado di accedere sempre a dati aggiornati per creare rapidamente rapporti sullo stato attuale del progetto. Questo è l'unico modo in cui possono reagire in modo flessibile ai cambiamenti e prevenire rischi. I dati non ancora aggiornati o non corretti sono un problema importante qui. Inoltre, sebbene Excel possa presentare i dati in modo piacevole visivamente, qualcuno deve dedicare del tempo a creare questi rapporti prima. Ciò significa che i dati devono essere formattati, modificati, aggiornati e verificati.

6. Tracciabilità

La versione e la gestione dei documenti sono anche difficili in Excel. Anche se è possibile specificare una versione nel nome del file, è difficile documentare un requisito modificato. È possibile annotare l'autore, la data della modifica e il motivo della modifica, ma non appena si desidera salvare una e-mail dal proprio cliente, Excel non è più adatto.

 

Perché Excel viene comunque utilizzato frequentemente?

• Excel è fornito come standard nella maggior parte delle aziende. Pertanto, se Excel viene utilizzato anche per la gestione dei progetti, non è necessario acquistare uno strumento aggiuntivo. Inoltre, si presume che ogni dipendente abbia almeno una conoscenza di base di Excel.
• Per piccoli progetti e in piccole aziende, ha perfettamente senso iniziare con Excel come strumento di gestione dei progetti. Tuttavia, molte aziende perdono quindi il tempo per passare a un software più adatto. Spesso le aziende semplicemente non vedono la necessità di cambiare perché Excel ha funzionato bene in passato e non sono a conoscenza delle alternative o del loro potenziale. "Abbiamo sempre fatto così", viene quindi usato come argomento decisivo contro ogni cambiamento.
• Sperimentiamo anche frequentemente che le persone non cambiano perché si presume che un cambiamento sia molto impegnativo e anche associato a costi elevati. Il budget necessario e soprattutto il tempo necessario di solito non sono disponibili.

Quando passare a un altro strumento

Excel offre molte possibilità, ma sfruttarle appieno richiede molto lavoro e disciplina. Nel caso di progetti meno complessi con poche dipendenze, breve durata e un piccolo team, questo sforzo è giustificabile e può ancora essere gestito. Tuttavia, non appena la complessità aumenta in modo che mantenere i documenti del progetto in Excel diventi un compito a sé stante, è ora di cercare un software di gestione dei progetti adatto.

 

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